Como Declarar Prestação de Serviços para Outros Estados em 2025

Prestar serviços para clientes de outros estados está cada vez mais comum. Seja você MEI, microempresário ou já consolidado no Simples Nacional, essa busca por novos mercados exige uma coisa: saber como declarar essas operações corretamente. O erro pode parecer simples, mas pode trazer dor de cabeça. E ninguém quer ter problemas fiscais em 2025, não é?

Antes de pensar em enviar aquele orçamento tentador para outro estado, é importante entender seu cenário tributário, as obrigações e, claro, os detalhes práticos. Falaremos disso de uma forma mais leve, por experiência própria: muitos clientes da Contsimples já tiveram dúvidas parecidas. Algumas respostas parecem óbvias, outras surpreendem até os mais experientes.

Declaração correta significa tranquilidade para crescer em todo o Brasil.

O que é prestação de serviços interestadual e por que ela exige atenção especial

Quando falamos em prestação de serviços interestadual, estamos tratando de situações em que uma empresa ou profissional oferece seus serviços a um contratante que está localizado em outro estado.

• Uma consultoria de São Paulo atendendo uma clínica de Recife.

• Uma agência de marketing do Paraná elaborando campanhas para um restaurante em Salvador.

• Até um designer do Rio que faz um site para uma contabilidade em Belém.

Pode parecer apenas uma diferença de endereço, mas para a legislação, isso muda obrigações, notas fiscais e impostos. Para quem está no Simples Nacional ou quer crescer sem tropeços, vale prestar atenção.

Inclusive, há uma certa confusão: “preciso pagar imposto no estado do contratante?”, “Como ficam as retenções obrigatórias?”. Nos próximos parágrafos, vou destrinchar essas dúvidas do ponto de vista prático, sem juridiquês pesado.

Como emitir nota fiscal para serviços interestaduais

Existe uma diferença essencial para quem emite nota fiscal de serviço para outra cidade dentro do mesmo estado e para outra unidade da federação. Alguns municípios exigem um procedimento específico. Em geral, destacam-se dois pontos:

1. NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica): Grande parte das prefeituras conta com um sistema próprio de NFS-e. Portanto, se sua empresa está cadastrada em São Paulo, por exemplo, emite pelo sistema paulistano mesmo que o serviço seja prestado para Belo Horizonte.

2. ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza): O ISS é municipal e, na imensa maioria dos casos, o imposto é recolhido para o município onde está a empresa prestadora, não o tomador.

Porém, há exceções. Um exemplo são os serviços cuja legislação exige a retenção do ISS no local do tomador, principalmente na área de construção, limpeza, vigilância e locação de espaço, conforme lista anexa da Lei Complementar 116/2003. Então, vale sempre checar o código de serviço ao declarar e emitir nota.

Para dúvidas sobre a emissão e detalhes, vale conferir o conteúdo no blog sobre notas fiscais da Contsimples e um artigo detalhado sobre o tema tudo o que você precisa saber sobre emissão de nota fiscal.

Retenções de impostos: PIS, Cofins, IRRF e o temido INSS

Em operações entre estados, pode surgir a necessidade de retenção de outros tributos, especialmente para empresas contratantes pessoas jurídicas, autarquias e órgãos públicos.

• IRRF: Algumas atividades implicam retenção de imposto de renda na fonte pelo tomador.

• PIS/Cofins/CSLL: Serviços incluídos na Lei 10.833/2003 podem demandar retenção destas contribuições federais.

• INSS: Para atividades de cessão de mão-de-obra, a retenção do INSS é feita pelo contratante, em certas situações.

Quem está no Simples Nacional possui regras diferenciadas quanto a essas retenções, mas nem sempre está dispensado. Portanto, conferir se sua atividade está sujeita é indispensável. Não é raro ver empresas sendo cobradas anos depois porque um contrato não previu a retenção correta.

Nunca confie apenas em achismos. Consulte sempre a legislação do seu município e do estado do tomador.

Declaração da receita: o que muda no Simples Nacional para serviços em outros estados

Se você é micro ou pequena empresa optante do Simples Nacional, a boa notícia é que, via de regra, continua declarando sua receita como de costume. Ela vai entrar no PGDAS-D, que é o programa onde se faz a declaração mensal do Simples. Lá, basta informar o total de receitas de serviços prestados, dentro ou fora do estado, e pagar a guia única.

Alguns detalhes que muita gente esquece:

• O local do serviço só influencia o ISS quando há previsão de retenção no município do tomador (casos previstos na lei federal).

• Em contratos com órgãos públicos ou grandes empresas, pode haver exigência de retenção de impostos citados antes.

• Mesmo MEIs precisam emitir nota e declarar corretamente, mesmo achando que o faturamento é baixo.

A Contsimples ajuda muitos empreendedores a entender esses detalhes na prática. Nossa equipe é constantemente questionada: “e se eu prestar parte do serviço online e parte presencial em outro estado, como fica?” Sempre recomendamos analisar o caso concreto, mas, quase sempre, vale a regra do domicílio do prestador. Só muda nos casos específicos da lei.

Cuidados especiais na hora de preencher a declaração anual

O momento da declaração anual não é para surpresas. Se você acumulou operações interestaduais em 2024, tudo isso deve constar corretamente em 2025. Para evitar erros:

• Mantenha todas as notas fiscais emitidas e recibos organizados por estado de destino;

• Guarde contratos de prestação de serviço, podem ser solicitados para comprovação;

• Anote as retenções sofridas, se houver, para evitar bitributação ou erros na apuração dos impostos;

• No Simples Nacional, atente para informar o valor bruto da receita, independentemente do estado;

• Planeje com antecedência. No conteúdo sobre planejamento tributário, há dicas que podem impedir surpresas na hora de declarar.

Benefícios e desafios de expandir seus serviços para outros estados

Expandir das fronteiras do seu estado traz benefícios: mais clientes, margem de crescimento, reconhecimento, entre outros. Em contrapartida, surgem os desafios fiscais e contábeis. Você terá mais burocracia, precisa lidar com legislações distintas e, vez ou outra, terá que explicar para o cliente porque a nota fiscal saiu “de outro município”.

No longo prazo, quem domina esse processo consegue conquistar contratos mais robustos, até mesmo com empresas maiores ou órgãos públicos, mercados que exigem essa experiência.

A Contsimples vive isso de perto, assessorando MEIs e pequenos negócios que conquistam clientes em todo o Brasil. E uma dica valiosa: o investimento em tecnologia faz a diferença nesse cenário. Confira insights sobre isso em nosso artigo sobre economia e tecnologia.

Veja dicas finais para não errar na declaração em 2025

• Verifique sempre o código de serviço da nota fiscal;

• Fique atento às retenções e se registre quais impostos foram recolhidos antecipadamente;

• Mantenha contato direto com seu contador (ou busque um escritório online como a Contsimples para simplificar tudo);

• Reveja todas as notas antes de fechar o mês. Pequenos erros se acumulam e viram uma dor de cabeça enorme na declaração anual.

Expandindo para fora do seu estado? Siga estas dicas, declare certo, aproveite as oportunidades e mantenha sua empresa no caminho do crescimento.

Conclusão

Prestar serviços para outros estados em 2025 pode abrir novos mercados, mas exige uma atenção a detalhes fiscais que, às vezes, não ficam tão claros na correria do dia a dia. Cuidando das obrigações, declarando cada nota de forma correta e usando ferramentas certas o processo fica mais leve, e isso pode ser feito de forma simples e 100% online com ajuda da Contsimples. Se você quiser crescer com segurança, menos burocracia, e entender como organizar cada passo da sua declaração, conheça nossos planos ou fale com nossos especialistas. Agora é a hora de profissionalizar a sua prestação de serviços interestadual. Vem com a gente!

Perguntas frequentes

O que é prestação de serviços interestadual?

Prestação de serviços interestadual ocorre quando uma empresa ou profissional presta serviço a um cliente localizado em outro estado, diferente do seu domicílio fiscal. Isso exige atenção a regras de emissão de nota, impostos e retenções.

Como declarar serviços para outros estados?

A receita proveniente de serviços para outros estados deve ser incluída na apuração mensal do Simples Nacional (ou Lucro Presumido/Real, se for o caso) normalmente, informando as notas conforme a origem. Se houver retenção de imposto, deve ser registrada corretamente e descontada no cálculo final dos tributos.

Preciso de nota fiscal para outros estados?

Sim, é obrigatório emitir nota fiscal eletrônica sempre que prestar serviço para outro estado. Em geral, a nota é emitida no sistema da prefeitura do município do prestador, mas alguns códigos de serviço podem exigir retenções especiais.

Quais impostos devo pagar nesse caso?

Os principais impostos são o ISS (Imposto Sobre Serviços), que costuma ser pago para o município do prestador, e ainda pode haver retenção de PIS, Cofins, CSLL, IRRF e INSS, dependendo do serviço e do perfil do contratante.

Vale a pena prestar serviços fora do estado?

Vale, sim! Expandir para outros estados aumenta as oportunidades de negócio, embora exija atenção a detalhes fiscais e rotinas para evitar problemas. Com apoio contábil e organização, os benefícios costumam superar os desafios.