Como Pagar Pró-Labore no Simples Nacional: Guia para 2025

Quando uma micro ou pequena empresa do Simples Nacional cresce e começa a organizar a remuneração dos sócios, surgem muitas dúvidas sobre o pró-labore. O termo pode intimidar logo de cara. Mas, na prática, entender como pagá-lo corretamente faz diferença tanto para manter a contabilidade em ordem quanto para evitar dores de cabeça fiscais. Para quem busca uma rotina mais leve e respostas acessíveis, este guia vai mostrar de forma prática o que muda em 2025, como calcular e pagar o pró-labore e por que a Contsimples pode ser a parceira ideal nesse processo.

Pró-labore não é lucro. Não é salário. É reconhecimento formal pelo trabalho na empresa.

Entendendo o que é pró-labore

Antes de pensar em valores ou cálculos, é bom ter clareza sobre o conceito. O pró-labore é o pagamento que o sócio recebe por trabalhar de fato na empresa. Isso vale para quem ocupa funções de administração, gestão, atendimento e outras atividades ligadas ao negócio. Assim, ele difere do lucro (dividido entre sócios de acordo com a participação societária) e do salário (que segue a CLT).

O pagamento do pró-labore formaliza a presença do sócio na empresa e gera obrigações como o recolhimento do INSS. É fundamental para alinhar expectativas, organizar o fluxo de caixa e garantir que o empresário esteja regularizado para aposentadoria e benefícios do INSS. Vale dizer: a remuneração via pró-labore indica transparência fiscal, condição cada vez mais valorizada em pequenos negócios.

O que muda em 2025 para o pró-labore e o Simples Nacional

Para calcular e pagar o pró-labore corretamente, é preciso considerar o novo salário mínimo, reajustado em 2025, e as regras tributárias atualizadas. No ano de 2025, o salário mínimo sofre um aumento nominal de 7,5%, chegando a R$ 1.518,00, como detalha análise do Observatório de Economia da UFMS. Essa mudança impacta diretamente no valor mínimo que o sócio pode receber como pró-labore, pois não é recomendado estipular valores abaixo do piso nacional.

Além disso, me chamou atenção a notícia divulgada pela apuração do UOL, frisando que esse reajuste ficou acima da inflação acumulada – um fator que traz alívio, mas também mais atenção na hora de planejar os próximos passos da empresa. No Simples Nacional, as obrigações trabalhistas permanecem, inclusive o desconto de 11% de INSS sobre o valor do pró-labore do sócio-administrador.

Como calcular o pró-labore no Simples Nacional em 2025

Na teoria, não existe um piso definido por lei para o pró-labore. Porém, usar o salário mínimo nacional como referência evita problemas com o Fisco e demonstra boa-fé fiscal. Com o novo valor fixado em R$ 1.518,00 para 2025, o cálculo da contribuição previdenciária fica mais fácil. É só multiplicar esse valor por 11% – a alíquota do INSS sobre o pró-labore.

• Valor mínimo do pró-labore em 2025: R$ 1.518,00

• Desconto de INSS: 11% x R$ 1.518,00 = R$ 166,98

• Valor líquido do pró-labore: R$ 1.351,02

Esse desconto é obrigatório, mesmo para empresas do Simples (confira detalhes em tire suas dúvidas sobre pró-labore e lucro distribuído). Dependendo do valor estipulado acima do mínimo, apenas multiplique 11% pelo novo pró-labore base.

Lembrando também: se o valor ultrapassar o teto da Previdência (R$ 7.786,02 para 2025, segundo evolução esperada), a contribuição fica limitada a este teto.

Regras fiscais e tributárias que envolvem o pró-labore

Além do INSS, os sócios precisam ficar atentos à retenção do Imposto de Renda (IRRF). O cálculo segue a tabela progressiva do IR. Mas, para a maioria dos casos em pequenos negócios, o valor do pró-labore geralmente fica dentro das faixas de isenção ou dos primeiros degraus progressivos, com alíquotas menores. Entretanto, valores maiores podem ter IRRF descontado, sendo o cálculo feito direto na fonte pela empresa.

O pagamento do INSS do sócio-administrador é feito no código GPS 116, sempre até o dia 20 do mês seguinte ao pagamento. Já o IRRF, caso incida, é recolhido via DARF até o último dia útil do mês seguinte ao recebimento do pró-labore.

Passo a passo para pagar o pró-labore no Simples Nacional

1. Defina o valor: nunca abaixo do salário mínimo vigente.

2. Registre no sistema: lance o valor do pró-labore na contabilidade, detalhando mês e beneficiário.

3. Calcule e retenha os impostos: aplique 11% de INSS e, se precisar, a alíquota de IRRF sobre valores que ultrapassarem a faixa de isenção.

4. Recolha via GPS e DARF: use os documentos certos, dentro dos prazos.

5. Registre o pagamento: lance no fluxo de caixa e mantenha comprovantes.

Ter organização e uma contabilidade digital confiável faz toda diferença nessa rotina. Eu já vi muito empreendedor perder noites inteiras tentando ajustar documentação ou fazer conta errada, e depois amargar notificações fiscais. Com uma plataforma como a Contsimples, todo o passo a passo pode ser consultado com poucos cliques, sem stress e sem papelada espalhada pela mesa.

Pontos de atenção ao pagar pró-labore em 2025

• Ajuste anual do pró-labore: avalie a necessidade de atualizar o valor para seguir com o aumento do salário mínimo. Segundo Agência Brasil, o mínimo foi reajustado com base em uma combinação do INPC e crescimento do PIB.

• Planejamento tributário: além do pró-labore, pode ser interessante estudar como distribuir lucros aos sócios, pois lucros são isentos de INSS e IR para quem está em dia com suas obrigações fiscais (entenda mais sobre planejamento tributário).

• Atenção ao poder de compra: o estudo da LCA 4intelligence mostra que, apesar do reajuste do salário mínimo, o poder de compra pode não acompanhar o aumento dos preços ao consumidor.

• Atualize o contrato social: em caso de alteração do valor do pró-labore, analise se precisa formalizar a mudança também no contrato social ou ata de sócios.

Rotina de pagamento: dicas práticas e dúvidas frequentes

Na correria do dia a dia, detalhes escapam. Talvez, às vezes, você se pega pensando: “Será que isso está mesmo certo?”

Aqui vão dicas que podem valer ouro:

• Registre o pró-labore todo mês, mesmo que a empresa ainda não esteja faturando o esperado.

• Evite pagar valores muito acima do necessário só para aumentar a contribuição ao INSS; planeje estrategicamente.

• Se houver dúvidas sobre melhor momento para distribuir lucros, consulte um contador da Contsimples diretamente pelo chat ou WhatsApp.

• Guarde todos os comprovantes, tanto dos pagamentos mensais quanto das guias de INSS e IR.

O pequeno erro repetido mês a mês pode resultar em dor de cabeça lá na frente. Por isso, o suporte contínuo e humanizado de projetos como a Contsimples garante que você evite surpresas desagradáveis.

Pró-labore X lucro: diferenças que importam

Essa é uma das dúvidas campeãs para micro e pequenas empresas: quando pagar pró-labore e quando distribuir lucro? O pró-labore é obrigatório, ligado ao trabalho do sócio. Já o lucro distribuído pode ser pago de acordo com o desempenho financeiro do negócio (veja comparativos detalhados em profissional liberal ou Simples Nacional: qual é o melhor regime?). Se quiser saber mais, também tem um guia prático só sobre o enquadramento no Simples Nacional.

Combine pró-labore fixo com distribuição periódica de lucros para alinhar as obrigações fiscais e motivar os sócios.

Como declarar o pró-labore: não esqueça da DASN

Todo pró-labore pago deve ser declarado na DIRF (quando for o caso) e, por regra, nos informes anuais, como a Declaração Anual do Simples Nacional - DASN, para manter a empresa regular. Confira passo a passo de como realizar essa declaração neste guia completo sobre a DASN.

Não perca a data. O envio correto da DASN preserva o CNPJ e evita impedimentos fiscais.

Conclusão

O pró-labore é mais do que um simples repasse financeiro para o sócio. Ele nutre a transparência da empresa e deixa o dia a dia mais previsível – tanto para quem administra quanto para quem pensa lá na frente, já com o olho na aposentadoria. Estar atento às mudanças econômicas de 2025 e aplicar as rotinas certas alivia possíveis erros e traz mais tranquilidade. Se falta tempo ou confiança para fazer tudo sozinho, a Contsimples pode ser aquele braço direito que faz diferença para manter seu negócio saudável, online e evitando burocracia. Conheça nossos planos, experimente o atendimento personalizado e veja como podemos descomplicar o seu mundo contábil.

Perguntas frequentes sobre pró-labore no Simples Nacional

O que é pró-labore no Simples Nacional?

Pró-labore é a remuneração mensal paga ao sócio que efetivamente trabalha na empresa, servindo como reconhecimento formal do seu trabalho administrativo, de gestão ou operacional. No Simples Nacional, ele é obrigatório para ao menos um sócio, independentemente do porte do negócio.

Como calcular o pró-labore corretamente?

O cálculo do pró-labore normalmente parte do valor do salário mínimo vigente (para 2025, R$ 1.518,00). Sobre esse valor, aplica-se 11% de INSS, e, caso o valor supere a faixa de isenção, pode haver também desconto de Imposto de Renda na fonte. O montante líquido é pago ao sócio, sempre devidamente registrado.

Qual o valor mínimo do pró-labore?

A legislação não define um valor mínimo oficial, mas recomenda-se nunca abaixo do salário mínimo nacional, que em 2025 será de R$ 1.518,00, conforme detalha reportagem do Valor. Isso evita questionamentos fiscais e problemas posteriores com a Previdência.

Pró-labore paga INSS e imposto?

Sim. Os valores pagos a título de pró-labore sofrem desconto de 11% de INSS, recolhido via GPS. Se o valor do pró-labore ultrapassar o limite de isenção da tabela do Imposto de Renda, há também retenção de IR na fonte, recolhido via DARF.

É obrigatório pagar pró-labore todo mês?

Sim, para o sócio administrador é obrigatório realizar o pagamento mensal do pró-labore, mesmo em meses de baixo faturamento. Isso garante a regularidade previdenciária e fiscal do negócio.