Como Regularizar Funcionários no Simples Nacional: Guia Prático

Contratar o primeiro funcionário pode ser um passo marcante para micro e pequenas empresas do Simples Nacional. O tema parece complicado no começo, mas, a verdade é que, com informação clara e apoio especializado, o processo fica mais leve do que muita gente imagina. Regularizar quem trabalha ao seu lado, além de ser uma exigência legal, traz muitos benefícios para o crescimento do seu negócio. Neste guia, você vai entender cada etapa, tirando dúvidas e evitando os temidos tropeços burocráticos.

Quem pode contratar no Simples Nacional?

Empresas enquadradas no Simples Nacional, sejam MEIs, Microempresas (ME) ou Empresas de Pequeno Porte (EPP), podem sim contratar funcionários. Mas há limites e regras a seguir. O MEI, por exemplo, pode ter apenas um colaborador registrado, enquanto MEs e EPPs podem montar times maiores, mas respeitando as normas da CLT e as regras do regime.

Caso você tenha dúvidas sobre como funciona o enquadramento e os limites do Simples Nacional, vale conferir o conteúdo sobre enquadramento no Simples Nacional para entender melhor antes de seguir adiante.

Por que regularizar é tão importante?

Manter funcionários regularizados é uma garantia de segurança para ambos os lados. Evita processos trabalhistas, facilita acesso a benefícios, como INSS e FGTS, e transmite uma imagem mais séria ao mercado e a futuros parceiros. Além disso, segundo informações do portal da Receita Federal, há prazos rígidos para resolver pendências e manter-se no regime simplificado.

Regularizar é proteger o seu negócio do inesperado.

Etapas para regularizar um funcionário no Simples Nacional

Parece muita coisa, mas acredite, organizando os passos fica fácil.

1. Prepare a documentação

• Documentos pessoais do funcionário (RG, CPF, comprovante de residência, título eleitoral, carteira de trabalho, foto 3x4);

• Carteira de trabalho (agora digital, mas pode precisar conferir informações anteriores);

• Exames admissionais obrigatórios;

• Cadastro no eSocial.

Esses itens são a base. Você pode precisar também de outros documentos dependendo da função ou de condições específicas, como PCD, jovens aprendizes, etc.

2. Cadastro no eSocial Simples Nacional

Todas as empresas precisam cadastrar e informar a contratação pelo eSocial. O eSocial faz a ponte da empresa com o governo, centralizando envio de dados trabalhistas, previdenciários e fiscais em um único lugar. Desde a admissão até eventuais desligamentos, tudo passa por ali. O uso do eSocial é obrigatório, inclusive para MEIs.

3. Assinatura do contrato de trabalho

Mesmo contratos simples precisam ser claros: horário, salário, função, competências e benefícios. Evite modelos genéricos. O contrato formaliza expectativas para ambas as partes.

4. Registro em carteira de trabalho

Esse passo é obrigatório, mesmo na versão digital da CTPS. O registro garante direitos e possibilita benefícios como férias, 13º salário, FGTS e INSS.

5. Exames médicos

O exame admissional é um cuidado que se faz na entrada. Depois, virão exames periódicos, demissionais e outros, dependendo do tipo de atividade e das exigências do eSocial. Ignorar esse passo pode gerar multas desnecessárias.

6. Pagamento de salários e obrigações

• Salário mínimo (nunca menos que o piso da categoria);

• Recolhimento do FGTS (8% do salário);

• INSS descontado do empregado (alíquotas progressivas) e parte patronal;

• Pagamento de férias e 13º conforme CLT;

• Obediência às normas de horas extras, adicionais e outros detalhes.

Todos estes pontos são verificados facilmente se sua empresa conta com um apoio contábil como a Contsimples, que organiza obrigações e faz os cálculos direto na sua plataforma digital. O suporte pelo WhatsApp ou chat faz uma baita diferença quando a dúvida bate à porta.

Atenção aos prazos e pendências fiscais

Quem está no Simples Nacional é obrigado a manter a regularidade fiscal. A Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional explica que a permanência no Simples depende disso. Qualquer dívida ou inadimplência pode gerar exclusão do regime. MEIs e empresas excluídas têm até 31 de janeiro de 2025 para regularizar pendências, quitar débitos e solicitar o reenquadramento, permitindo volta ao regime simplificado, conforme informações do Ministério do Empreendedorismo.

Regularização de débitos e obrigações

Para evitar dores de cabeça, mantenha impostos, contribuições e taxas sempre em dia. Um erro comum é esquecer da declaração anual do Simples Nacional (DASN). Ela é obrigatória, mesmo sem movimentação.

Cuidados práticos na contratação

Os pequenos negócios, às vezes por receio, deixam para depois a contratação formal. Mas, um funcionário informal pode se tornar o maior problema da sua empresa, mesmo que trabalhe pouco tempo. Além da multa por falta de registro, o empregador pode ficar proibido de emitir certidões negativas, o que dificulta contratos e até financiamentos.

Contrate certo, cresça tranquilo.

Pensando em expandir? Migrar de MEI para ME pode ser necessário. Veja como fazer a transição e não perder o ritmo acompanhando nosso artigo sobre como migrar de MEI para ME.

Dicas para manter tudo em dia no Simples Nacional

• Use sistemas digitais para controlar holerites, férias e aviso prévio;

• Converse com o contador regularmente para tirar dúvidas;

• Fique de olho no calendário de obrigações mensais e anuais;

• Nunca assine contratos genéricos baixados da internet;

• Verifique se todos os dados estão corretos no eSocial;

• Organize as pastas digitais dos funcionários;

• Mantenha o hábito de revisar cálculos de salários e descontos.

Com a ajuda da Contsimples, você resolve tudo online, consegue abrir empresa, emitir impostos, contratar colaboradores e manter a contabilidade organizada, sem precisar sair de casa. Já pensou como isso reduz o estresse do dia a dia?

Aprofunde seu conhecimento também no artigo sobre como escolher o enquadramento tributário e cheque as noções básicas de empreendedorismo para não cometer deslizes típicos de quem está começando.

Conclusão

Regularizar funcionários no Simples Nacional exige atenção a detalhes, sim, mas é realmente possível evitar complicações se você entender cada etapa do processo. Seguindo este guia, sua empresa fica em dia com as obrigações e ganha espaço para crescer com estabilidade. Pare um instante e pense: vale a pena correr riscos desnecessários ou cuidar bem do seu negócio desde já? Se você quiser simplificar ainda mais seu dia a dia, conheça os serviços da Contsimples e descubra como podemos ajudar a transformar a contabilidade da sua empresa, tornando simples até as demandas mais cabeludas. Contrate online sem burocracia e conte com um time preparado para apoiar você em cada decisão importante.

Perguntas frequentes sobre regularização de funcionários no Simples Nacional

Como regularizar um funcionário no Simples Nacional?

Regularizar um funcionário envolve reunir a documentação necessária, realizar o exame admissional, cadastrar o colaborador no eSocial, assinar um contrato de trabalho claro e registrar na carteira de trabalho digital. Depois disso, o empregador deve cumprir obrigações como recolhimento do FGTS, INSS, pagamento de salários e demais direitos previstos pela CLT.

Quais documentos são necessários para regularizar?

Os principais documentos são: RG, CPF, comprovante de residência, Carteira de Trabalho digital, título eleitoral, foto 3x4, exame admissional, além de documentos específicos caso a função exija. Todos os dados são lançados no eSocial para formalização da contratação.

Quanto custa regularizar um funcionário?

O custo varia conforme o salário do colaborador, carga tributária de obrigações sociais, despesas com exame admissional, FGTS (8% do salário), INSS do empregado e do empregador, além de férias, 13º e outros benefícios. Para o MEI, a carga patronal é fixa, facilitando o cálculo. Já para micro e pequenas empresas, há variação conforme a atividade e convenções coletivas.

Quais são as obrigações trabalhistas no Simples Nacional?

As obrigações são: registro em carteira, pagamento de salário (nunca inferior ao mínimo legal), recolhimento de FGTS, INSS, férias, 13º salário, fornecer recibo de pagamento (holerite) e cumprir jornada determinada. O cumprimento do eSocial e envio de todas informações ao governo também faz parte das obrigações mensais.

Vale a pena contratar pelo Simples Nacional?

Vale a pena quando a empresa está preparada para manter obrigações trabalhistas e tributárias em dia, sem improvisos e com organização. O Simples Nacional traz facilidades, inclusive tributárias, que reduzem encargos e fiscalizações mais complexas. Com apoio da Contsimples, o processo fica mais fácil e seguro, permitindo ao empreendedor focar no que realmente importa: crescer e ter um time forte ao seu lado.