Como Funciona o Reembolso de Despesas para MEIs e Pequenas

Cada vez mais, os pequenos negócios buscam agilidade, controle e menos dores de cabeça com sua contabilidade. E, entre as dúvidas mais comuns, está o reembolso de despesas, especialmente para Microempreendedores Individuais (MEIs) e pequenas empresas do Simples Nacional. Você já se perguntou como funciona esse processo? Vale a pena pedir reembolso ou é melhor considerar outras alternativas? Por onde começar? Vamos por partes.

O que é o reembolso de despesas

O reembolso de despesas acontece quando o empreendedor ou sócio realiza um pagamento com recursos próprios, por alguma razão, relacionado à atividade da empresa, e depois recebe o valor de volta. É uma forma prática, talvez até inevitável, para quem está começando ou gerencia várias tarefas ao mesmo tempo.

Pense naquela situação clássica: um MEI paga, do próprio bolso, um material para prestação de serviço porque precisa de urgência na entrega. Depois, ele apresenta a nota fiscal e pede que a empresa retorne esse valor. Pronto, isso é reembolso.

Quem pode pedir reembolso de despesas?

No caso do MEI, ele é, ao mesmo tempo, empresário e empregado. Teoricamente, toda movimentação financeira dele deveria passar pela conta jurídica. Mas, na prática, nem sempre isso ocorre. Às vezes, o pagamento é feito por necessidade, imprevisto ou até falta de organização de fluxo de caixa.

Pequenas empresas (microempresas) também podem adotar rotinas de reembolso quando algum colaborador faz despesas em nome do negócio – em viagens, compra de materiais ou prestação de serviços urgentes, por exemplo.

Bons registros são o segredo de um reembolso sem riscos.

Como pedir reembolso de despesas na prática

Apesar de não haver uma lei específica que trate só do reembolso do MEI, existem regras de comprovação e documentos que devem ser respeitados para evitar problemas com o Fisco e manter a contabilidade organizada.

Veja como fazer, etapa por etapa:

1. Pague a despesa e guarde o comprovante. Sempre exija a nota fiscal no CNPJ da empresa, mesmo que tenha pago do próprio bolso.

2. Informe à empresa o gasto. Registre a despesa em sistema ou planilha, descrevendo o motivo e anexando o comprovante.

3. Solicite formalmente o reembolso. O ideal é ter um formulário ou política interna, por mais simples que seja. Colabore sempre com transparência.

4. Receba o valor pela conta da empresa. O reembolso deve ocorrer, de preferência, por transferência bancária, evitando saques sem justificativa.

5. Anexe tudo na contabilidade. Registre a movimentação de entrada e saída, guardando os documentos: facilita em fiscalizações e no controle do caixa.

Contar com uma plataforma digital e uma contabilidade online como a Contsimples agiliza essas etapas: basta lançar os comprovantes no sistema e ter tudo acessível para análise e apoio, inclusive em caso de dúvidas pelo chat ou WhatsApp.

O que diz a Receita Federal e outros órgãos

Para o MEI, toda operação financeira precisa estar de acordo com as regras do Simples Nacional, mantendo o limite de faturamento e a escrituração correta. O Portal Empresas & Negócios do governo brasileiro esclarece que o MEI pode solicitar a restituição de valores pagos indevidamente ou a maior no Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Esse procedimento é eletrônico e, desde que não haja débitos, costuma ser processado em até 60 dias.

No caso de reembolsos de despesas de rotina, o essencial é garantir documentações claras, já que o dinheiro que "sai e volta" pelo negócio precisa estar transparente na movimentação bancaria – evitando possíveis glosas em auditorias.

Quais despesas podem ser reembolsadas?

Cada empresa pode determinar sua própria política, mas há parâmetros jurídicos e contábeis:

• Gastou com material de trabalho para a prestação de serviço? Pode pedir reembolso.

• Deslocamentos relacionados à atividade empresarial (taxi, estacionamento, pedágio)? Podem ser reembolsáveis, se justificados e documentados.

• Equipamentos, ferramentas e insumos adquiridos em nome da empresa, mesmo pagos com dinheiro do sócio ou colaborador.

• Despesas em viagens a trabalho (hospedagem, alimentação, combustível), sempre mediante apresentação de nota fiscal.

Gastos particulares, sem relação clara com a atividade do CNPJ, não podem ser reembolsados pela empresa.

O segredo está em separar o que é da empresa do que é pessoal.

Cuidados na rotina de reembolso

• Evite misturar recursos. Sempre que possível, mantenha pagamentos pelos canais da pessoa jurídica.

• Registre e documente. Nunca esqueça da nota fiscal vinculada ao CNPJ para o reembolso ser aceito contabilmente.

• Transparência na movimentação. O caixa da empresa deve refletir exatamente cada entrada e saída, inclusive os reembolsos.

Essa organização também é importante para acessar créditos e programas de financiamento. Como informou a Receita Federal, para contratar financiamentos como o Pronampe o MEI precisa ter sua movimentação fiscal e bancária em ordem.

Benefícios do controle de reembolsos para MEIs e pequenas empresas

Em 2020, segundo dados do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social, mais de 460 mil pequenas e médias empresas receberam apoio, reforçando a força desse setor. Mas acesso a crédito, renegociação de dívidas e apoio em crises são mais fáceis quando a organização financeira está redonda – e o reembolso controlado é parte desse processo.

Em 2024, o governo federal lançou novas políticas para facilitar linhas de crédito e renegociações, incentivando negócios pequenos a crescerem com mais previsibilidade (programas de estímulo). Ter uma rotina financeira bem registrada, inclusive os reembolsos, é quase um convite ao fortalecimento empresarial.

Além disso, recentemente, investimentos em capacitação para micro e pequenos empresários ganharam força, mostrando o valor do empreendedorismo estruturado. Aproveitar essa onda de apoio exige organização, desde o simples recibo do dia a dia até os documentos das grandes decisões.

Como a tecnologia pode ajudar

Fazer reembolsos sem um controle automatizado ou pelo “boca a boca” é arriscado. Já imaginou errar valores ou perder documentos? Ferramentas digitais descomplicam tudo: centralizam comprovantes, criam históricos e possibilitam acesso remoto. A Contsimples, por exemplo, oferece uma plataforma própria onde o empreendedor anexa, organiza e compartilha os gastos facilmente, podendo ainda tirar dúvidas e pedir suporte humano em poucos cliques.

O simples fato de poder consultar todos os reembolsos feitos ao longo do ano, exportar relatórios e visualizar a saúde financeira do negócio é um passo grande no dia a dia. E, para quem precisa migrar de MEI para um novo porte, esse histórico facilita muito na avaliação financeira geral do negócio. Veja também o conteúdo em como migrar de MEI para ME para entender como a organização dos reembolsos impacta na mudança de categoria.

Caso o empreendedor esteja em busca de mais detalhes sobre parcelamento de débitos, é possível encontrar informações no artigo sobre como parcelar débitos do MEI. E para aprofundar sobre o universo MEI, recomendo consultar o guia definitivo para MEIs.

No blog da Contsimples, há ainda uma variedade enorme de conteúdos relevantes tanto para MEIs como para microempresas, incluindo dicas diárias e atualizações de legislação.

Conclusão

O reembolso de despesas, quando feito corretamente, é mais do que simples ajuste contábil: é uma ponte para mais controle, organização e crescimento saudável da empresa. MEIs e pequenas empresas, ao adotarem boas práticas, trabalham com mais confiança e clareza, além de ficarem prontos para oportunidades de crédito, renegociação e novos horizontes.

Pequenos detalhes hoje, grandes resultados amanhã.

Se você quer organizar a rotina financeira do seu negócio, conte com o apoio da Contsimples. Conheça nossos serviços, simplifique seus processos e prepare sua empresa para um crescimento sem dor de cabeça. Sua jornada pode ser leve, basta tomar a decisão certa.

Perguntas frequentes sobre o reembolso de despesas para MEI

O que é reembolso de despesas para MEI?

O reembolso de despesas para MEI envolve a devolução de valores gastos pelo próprio empreendedor (ou colaborador) com itens ou serviços ligados à atividade da empresa, pagos inicialmente com recursos próprios. Isso só acontece com apresentação de nota fiscal no nome da empresa e seguindo práticas contábeis corretas.

Como solicitar reembolso de despesas no MEI?

Para solicitar reembolso, o MEI deve apresentar à sua empresa o comprovante detalhado da despesa, preferencialmente nota fiscal ligada ao CNPJ. O pedido pode ser feito em formulário simples ou por registro digital. A empresa então faz a devolução via transferência bancária e registra tudo na contabilidade.

Quais despesas podem ser reembolsadas?

Podem ser reembolsadas despesas realmente relacionadas à atividade empresarial: materiais de trabalho, deslocamentos para prestação de serviço, compras emergenciais, hospedagem em viagens, entre outras, desde que devidamente justificadas e com documentação fiscal em nome da empresa. Gastos pessoais não são aceitos.

Vale a pena pedir reembolso sendo MEI?

Vale a pena quando o gasto feito era necessário para a operação do negócio e não foi possível usar recursos diretamente do CNPJ. O processo exige disciplina sobre notas fiscais e registros, mas ajuda a garantir transparência financeira e maior organização interna.

Como comprovar as despesas para reembolso?

A comprovação é feita, basicamente, por nota fiscal emitida em nome da empresa. Outros documentos podem ser anexados, como bilhetes de passagem, recibos e comprovantes bancários, mas a nota é obrigatória para validação contábil e tributária.