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Checklist para contratação e demissão no Simples Nacional
- 4 de fev.
- 5 min de leitura
Organizar a rotina de contratação e demissão em empresas do Simples Nacional é um desafio que muitos donos de pequenos negócios enfrentam. Partindo da minha experiência como contador, sei que, mesmo com toda a facilidade proporcionada pelo Simples, certas obrigações trabalhistas não podem passar despercebidas. Preparei este checklist com tudo que aprendi ao longo dos anos, para você realizar processos de admissão e desligamento de forma correta. É aquele passo a passo que eu gostaria de ter tido no início da minha carreira.
Como funciona o regime do Simples Nacional nesta área?
O Simples Nacional é um regime tributário simplificado para micro e pequenas empresas, que unifica o recolhimento de impostos federais, estaduais e municipais. Mas é importante lembrar que, ao contratar funcionários, as regras da CLT se aplicam, independentemente do regime tributário. Se você ainda tem dúvida sobre as limitações, tipos de empresa e benefícios, recomendo um olhar detalhado neste guia sobre o enquadramento no Simples Nacional.
Mesmo com tudo simplificado, é meu papel reforçar: não existe facilidade para quem ignora as normas trabalhistas. O Simples facilita, mas não livra de obrigações.
Checklist para contratação no Simples Nacional
Quando recebo a notícia de um novo funcionário na empresa de um cliente da Contsimples, sigo sempre um checklist prático. Quero compartilhar com você:
Solicitação de Documentos Pessoais: Carteira de Trabalho (física ou digital);
RG e CPF;
Comprovante de residência recente;
Certidão de nascimento ou casamento;
Dados bancários para salário;
Cadastro para o eSocial.
Elaboração do Contrato de Trabalho: Recomendo que o contrato seja claro quanto às funções, salário, jornada, benefícios e período de experiência. Já vi muitos problemas por contratos mal feitos. Por isso, vale consultar dicas e modelos neste conteúdo sobre elaboração de contratos.
Lançamento do Funcionário no eSocial: Nenhuma admissão existe de verdade sem registro no eSocial. O prazo é de até um dia antes do funcionário começar. Não vacile, porque multas chegam rápido!
Assinatura do Contrato, Acordos e Outros Termos: Além do contrato, lembre de coletar assinatura em termos de confidencialidade, código de conduta, vale-transporte, benefícios, etc.
Envio de Informações para Contabilidade: Mantenha sua contabilidade informada. Na Contsimples, simplificamos ao máximo o envio de documentos e orientações pelo nosso portal exclusivo.
Treinamento e Documentação de Integração: Prepare o novo colaborador sobre processos da empresa, normas internas e oriente quanto ao uso de sistemas e ferramentas.
Não existe contratação segura sem respeito à legislação trabalhista.
Principais cuidados na contratação
Se pudesse dar um conselho para quem está começando: registre tudo, organize os arquivos e mantenha a comunicação bem clara com o novo funcionário. Uma contratação bem feita, com documentação correta e registro dentro do prazo, evita dores de cabeça e processos futuros.
Muita gente subestima esse início de relação. Mas, na minha prática, quase todos os erros com funcionários vêm de contratos mal feitos, registros atrasados ou documentos ausentes.
Checklist para demissão no Simples Nacional
O processo de desligamento também inspira cuidados. Tanto para demissão sem justa causa quanto para pedido de demissão, costumo revisar esta lista, para evitar falhas.
Comunicação de Desligamento: Oficialize por escrito. Entregue aviso prévio (trabalhado ou indenizado), conforme o caso.
Análise do Tipo de Demissão: Por iniciativa do empregador (sem ou com justa causa);
Por iniciativa do funcionário;
Por acordo individual.
Baixa no eSocial: A atualização do evento deve ser feita em até 10 dias após a rescisão. Não se esqueça.
Cálculo das Verbas Rescisórias: Inclua saldo de salário, férias proporcionais, 13º, aviso prévio, FGTS, entre outros. Ferramentas como o portal da Contsimples auxiliam na conferência desses valores.
Pagamento das Verbas e Entrega de Documentos: Guia de GRRF (FGTS);
TRCT - Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;
Comprovante para saque do FGTS e autorização para recebimento do seguro-desemprego (se devido).
Baixa nos Benefícios: Formalize o desligamento do plano de saúde, vale transporte, alimentação ou outros benefícios concedidos.
Avisar a Contabilidade: Notifique sua contabilidade para que todas as informações fiquem atualizadas, especialmente em rotinas fiscais e trabalhistas.
Demissão precisa ser justa, transparente e bem documentada.
Dúvidas frequentes sobre obrigações
Na minha rotina na Contsimples, ouço muitos empregadores inseguros sobre encargos ou sobre os cálculos de rescisão no Simples Nacional. Se este é seu caso, não está sozinho. Vale reforçar:
Não importa o regime tributário. Todos os direitos previstos na CLT devem ser respeitados na demissão.
Encargos como FGTS, INSS e possíveis multas são de responsabilidade da empresa.
Os prazos para pagamentos de verbas rescisórias costumam ser curtos – geralmente até o décimo dia, dependendo do tipo de aviso prévio.
Estar atento aos prazos e valores é cuidar da saúde financeira da sua empresa e garantir que não haja autuações ou reclamações trabalhistas futuras.
Cuidados na organização documental
Nunca pense que "isso não vai dar problema". Na minha vivência, a maioria dos passivos trabalhistas nasce de contratos ausentes, comunicações mal feitas e falta de atualização cadastral. Aposte numa documentação completa e numa rotina organizada. Se você tem dificuldade, plataformas como a Contsimples ajudam bastante na organização dessas rotinas, inclusive com suporte humanizado para dúvidas pelo chat e WhatsApp.
Manter o controle do financeiro, acompanhamento de impostos e envio de obrigações acessível pode ser o diferencial entre uma empresa segura e uma vulnerável legalmente. Recomendo, inclusive, conferir materiais completos como este guia sobre a declaração anual do Simples ou as publicações do nosso blog para microempresas.
Conclusão
Gostaria de finalizar lembrando que contratação e desligamento são processos delicados, que merecem zelo, atenção e conferência de cada etapa. O Simples Nacional traz benefícios fiscais, mas não elimina cuidados trabalhistas. Com o checklist correto e boas parcerias, como a equipe da Contsimples, tudo se torna mais fácil e seguro. Se você quer simplificar ainda mais seus processos contábeis, conheça nossos planos e descubra como podemos transformar a rotina do seu negócio.
Perguntas frequentes sobre contratação e demissão no Simples Nacional
O que é o Simples Nacional?
O Simples Nacional é um regime tributário criado para simplificar a vida de micro e pequenas empresas. Ele unifica o pagamento de vários impostos, facilitando o controle fiscal. Empresas de diversos setores podem aderir, desde que cumpram os limites de faturamento. Quem tem interesse em saber se vale a pena optar pelo Simples, pode conferir mais detalhes neste artigo sobre diferenças entre profissional liberal e Simples Nacional.
Como contratar funcionários no Simples Nacional?
É preciso seguir os mesmos passos de qualquer empregador: coletar documentos do funcionário, elaborar um contrato de trabalho bem detalhado, assinar todos os termos obrigatórios, fazer o registro e-social até um dia antes da admissão e fornecer treinamento sobre as normas internas da empresa. A escolha do regime Simples não muda a legislação trabalhista para contratações.
Quais documentos preciso para demitir?
Você precisará do termo de rescisão do contrato de trabalho (TRCT), comprovante de pagamento das verbas rescisórias, guia de recolhimento do FGTS (GRRF), aviso prévio (quando aplicável) e comprovante de baixa no eSocial. Para casos de justa causa ou acordo, outros documentos podem ser solicitados. Organizar corretamente a documentação da demissão previne problemas futuros.
Quais encargos devo pagar na demissão?
Na demissão, o empregador do Simples Nacional deve pagar saldo de salário, férias proporcionais (e vencidas, se houver), 13º salário proporcional, FGTS do período, indenização de 40% sobre o FGTS (em caso de dispensa sem justa causa), além de recolher INSS e eventuais multas. Os encargos variam conforme o motivo da demissão.
Como calcular rescisão no Simples Nacional?
O cálculo envolve somar: saldo de salário, férias e 1/3 proporcionais, 13º proporcional, multa de 40% do FGTS (em demissão sem justa causa), descontos legais (INSS, IR, adiantamentos) e eventuais diferenças por aviso prévio. Ferramentas digitais da Contsimples podem auxiliar no cálculo correto e conferência das verbas rescisórias.
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