Simples Nacional: 8 Dicas Para Organizar Despesas Mensais em 2025

Gerir as despesas de uma empresa do Simples Nacional, por mais simples que pareça, envolve escolhas diárias. A cada mês, são compromissos, impostos, folhas de pagamento, custos fixos, surpresas. Para muitos empresários, especialmente micro e pequenos, esta é uma rotina que lota a agenda e ocupa a cabeça, dia e noite.

É fato: mais de 90% das pequenas e médias empresas do Brasil enfrentam dificuldades financeiras. Segundo estudo do Instituto Locomotiva, a ausência de uma gestão estruturada está entre os principais motivos do problema. A pesquisa do Sebrae confirma: boa parte das empresas fecha antes de completar cinco anos justamente pela falta de controle das finanças empresariais.

Organizar as despesas não é luxo, é sobrevivência.

Neste artigo, dividimos oito dicas práticas para ajudar quem atua no Simples Nacional a manter a organização das despesas mensais em 2025, com segurança, menos estresse e mais oportunidades para crescer. Durante o texto, vamos mostrar como a Contsimples contribui nesse processo – afinal, facilitar a vida do pequeno empresário faz parte do nosso dia a dia.

1. Separe contas empresariais e pessoais

Parece básico, mas 31% das pequenas empresas ainda misturam receitas e despesas da pessoa física com as da empresa, segundo levantamento da OCDE em parceria com a CVM e a ANBIMA. Quem consegue separar contas tem mais clareza de quanto sobra para investimentos, lucros e obrigações fiscais. Só essa organização já diminui erros no pagamento de impostos, evita confusões no caixa e facilita até para mostrar resultados a parceiros. Se ainda não faz essa separação, 2025 pode ser o seu ano para adotar essa mudança.

2. Utilize tecnologia a favor do seu negócio

Um dado interessante: micro, pequenas e médias empresas gastam em média 21,47 horas por semana cuidando da gestão financeira. Isso equivale a quase dois dias e meio de trabalho! No entanto, o mesmo estudo mostra que o uso de plataformas automatizadas pode reduzir até cinco horas semanais desse tempo, ou seja, quase 260 horas por ano, apenas com organização automatizada.

• Sistemas digitais de controle financeiro

• Apps para controle de notas fiscais e despesas

• Plataformas para envio automático de documentos

Se usar tecnologia ainda parece caro, saiba que 39% das empresas ainda controlam gastos de forma manual (segundo pesquisa recente), por medo do custo ou por hábito. No entanto, plataformas como a Contsimples já entregam soluções online a preços acessíveis, liberando você e seu time para focar no crescimento, não em papelada.

3. Monte um fluxo de caixa mensal

O fluxo de caixa é uma ferramenta simples, mas decisiva. Monitore todas as entradas (vendas, recebimentos) e saídas (impostos, fornecedores, salários, aluguel...) para saber onde seu dinheiro realmente está indo. Isso evita ficar no escuro e ter surpresas negativas no fim do mês. Não precisa ser algo sofisticado: pode começar com uma planilha ou um app básico, registrando tudo, inclusive compras menores do dia a dia.

4. Estabeleça categorias para suas despesas

Classifique despesas em categorias como:

• Impostos

• Salários e pró-labore

• Fornecedores

• Manutenção

• Custos operacionais (água, luz, internet)

• Despesas administrativas

Com essa divisão, fica mais fácil encontrar quais pontos podem ser cortados e entender o peso real de cada gasto no seu orçamento. Categorizar também facilita na hora de prestar contas com o contador, se o seu escritório for a Contsimples, por exemplo, tudo fica integrado na nossa plataforma, pronto para análise e envio.

5. Defina limites de gastos mensais

É comum subestimar pequenos gastos que, somados ao longo do mês, pesam no orçamento. Criar limites claros para o que pode ser gasto em cada área permite mais previsibilidade. Pode acontecer de precisar extrapolar em algum mês, se for o caso, use o histórico do fluxo de caixa para ajustar e compensar em outros períodos. O segredo aqui é avisar a equipe, comunicar para todos quais são as regras do jogo.

6. Preveja despesas recorrentes e pontuais

Algumas despesas são fixas: aluguel, salários, energia e impostos do Simples Nacional. Outras surgem de vez em quando: manutenção de equipamento, compra de material extra, taxas bancárias inesperadas. Ter listas separadas para previsíveis e pontuais ajuda a não ser pego de surpresa e a reservar um “colchão” financeiro para essas situações. Isso faz diferença, principalmente para quem lida com sazonalidade nas vendas, você já viveu aquele mês mais fraco e percebeu que as contas não diminuem, certo?

7. Acompanhe indicadores simples

Você não precisa ser especialista em finanças para controlar indicadores como:

• Percentual de despesas sobre o faturamento

• Lucro líquido mensal

• Saldo em caixa ao final de cada mês

Esses números ajudam a enxergar se a empresa está de fato prosperando ou só “girando dinheiro”. Plataformas como a da Contsimples ajudam a visualizar isso de forma simples, com gráficos e relatórios automáticos. Se quiser se aprofundar mais, vale dar uma lida em conteúdos como o nosso guia de planejamento tributário, que mostra outros indicadores importantes para o Simples Nacional.

8. Invista tempo na revisão mensal

Reserve, pelo menos, algumas horas no fim de cada mês para revisar todos os números, ajustando projeções para o mês seguinte. Nessa revisão, pode identificar gastos desnecessários, oportunidades para economizar ou negociar melhores condições com fornecedores. Aliás, segundo pesquisas recentes, a disciplina dessa revisão pode ser o divisor de águas para manter a empresa saudável (e para dormir mais tranquilo).

E por que buscar uma solução online?

Mais do que comodidade, ter um escritório online, como a Contsimples, é ganhar tempo e contar com informações claras para tomar melhores decisões. Um dos objetivos da nossa plataforma é permitir que o empresário evite burocracia, tenha acesso a relatórios e envie documentos ou despesas de onde estiver. Isso torna possível dedicar menos tempo à papelada e mais ao que faz a empresa crescer.

Se você curte dicas práticas, vale acompanhar nossa sessão de dicas para pequenos negócios, onde sempre publicamos sugestões rápidas para o dia a dia.

Conclusão

No Simples Nacional, a verdadeira simplificação não está apenas no sistema de impostos, mas no jeito como você encara a gestão das despesas. Com essas oito dicas, o caminho pode se tornar um pouco menos acidentado. Talvez você erre, ajuste, mude a ordem das prioridades mês sim, mês não. Tudo bem. A chave está em não abrir mão da revisão, da clareza e do uso das ferramentas que mais combinam com seu perfil, seu time e o estágio da sua empresa.

Organização financeira não é sobre perfeição, é sobre constância.

Quer transformar sua rotina contábil? Conheça a Contsimples, veja o nosso guia completo sobre Simples Nacional, e deixe seu negócio pronto para crescer (ou ao menos, respirar com tranquilidade) em 2025.

Perguntas frequentes sobre organização de despesas no Simples Nacional

O que é o Simples Nacional?

Simples Nacional é um regime tributário simplificado criado pelo governo brasileiro para facilitar o pagamento de impostos de micro e pequenas empresas. Ele unifica impostos federais, estaduais e municipais em uma única guia mensal, reduzindo a burocracia e tornando mais fácil o controle fiscal para quem fatura até determinados limites anuais. Para entender todos os detalhes, veja o guia completo do Simples Nacional da Contsimples.

Como organizar despesas mensais no Simples?

Organizar despesas exige separar contas, fazer controle detalhado do fluxo de caixa, classificar gastos, estabelecer limites, planejar despesas sazonais e contar com apoio de ferramentas digitais, como oferecido pela Contsimples. A classificação em categorias e o acompanhamento de indicadores mensais também ajudam bastante. Para saber o passo a passo, confira nossas dicas práticas de fluxo de caixa.

Vale a pena usar o Simples Nacional?

Para muitos pequenos negócios, o Simples Nacional é vantajoso por reduzir tributos e simplificar obrigações fiscais. A adoção deve ser avaliada junto com contadores que entendam o segmento, pois há casos em que outro regime pode ser mais adequado. Mas, para a maioria dos prestadores de serviço e comércio, o Simples traz agilidade e menor risco de multas. Avalie custos-benefícios em cada fase da empresa com apoio especializado, como os consultores da Contsimples.

Quais são as principais despesas mensais?

As principais despesas de uma empresa do Simples Nacional costumam incluir:

• Pagamentos de impostos e DAS

• Folha de pagamento e pró-labore

• Fornecedores e compras

• Aluguel e contas fixas (energia, água, internet)

• Despesas administrativas e eventuais manutenções

É importante manter todas essas despesas registradas e muito bem categorizadas para não perder o controle financeiro e evitar problemas futuros.

Como reduzir custos no Simples Nacional?

Para cortar custos no Simples Nacional, busque negociar com fornecedores, reduzir desperdícios, eliminar gastos desnecessários e automatizar processos sempre que possível. Faça revisões regulares das despesas, mantenha um planejamento tributário eficiente (há um conteúdo especial sobre isso em planejamento tributário) e conte com soluções digitais, como a plataforma da Contsimples, para ganhar visibilidade e tomar decisões rápidas.