Simples Nacional: O Que Fazer em Caso de Fiscalização em 2025

A tensão cresce quando você vê uma notificação oficial. Fiscalização. Só de ler essa palavra, muitos donos de pequenos negócios sentem um frio na barriga, afinal, o que pode acontecer? Será que fizeram algo errado? Como agir para não piorar a situação?

Essas dúvidas são comuns e, com as mudanças na legislação para 2025 e a intensificação das ações do Fisco, todo empreendedor do Simples Nacional precisa saber como proceder se for fiscalizado. Neste artigo, você vai entender de forma fácil tudo sobre o passo a passo, documentos e cuidados em situações assim, incluindo dicas práticas e orientações da equipe da Contsimples, que vivencia ponta a ponta o mundo do Simples Nacional. Então, respire fundo e siga a leitura, porque informação é seu melhor escudo.

Quem se prepara, tem menos medo.

Por que a fiscalização está mais forte em 2025?

Por trás dessa sensação de “aperto” está um contexto. Segundo dados recentes, mais de 11 mil casos de irregularidades surgiram em 2023, só envolvendo declarações falsas ou omissão de receitas. Por isso, órgãos como a Receita Federal e as secretarias estaduais intensificaram a fiscalização especialmente sobre microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP).

O foco para 2025 está em pontos como:

• Fracionamento de empresas para continuar no Simples Nacional

• Omissão de receitas e faturamento além do limite

• Despesas e notas fiscais inconsistentes

• Operações não permitidas no regime

De acordo com levantamentos recentes, só entre dezembro e janeiro, 1,8 milhão de empresas optantes foram notificadas por pendências tributárias, envolvendo valores superiores a R$ 26 bilhões em débitos. Destes, 1,1 milhão são MEIs. O restante, micro e pequenas empresas.

Sinais de alerta: quando esperar uma fiscalização?

Há situações em que a fiscalização é quase uma certeza. Não precisa ser algo gigantesco. Muitos pequenos detalhes podem despertar a atenção do Fisco, como:

• Mudanças bruscas no volume de receitas de um mês para outro

• Notas fiscais muito superiores à média do segmento

• Declarações enviadas com atraso ou incompletas

• Cadastro desatualizado junto à Receita

Em outros casos, as notificações chegam por motivos como denúncias, cruzamento de dados eletrônicos, sorteios fiscais e, claro, operações rotineiras para controle de fraudes, que têm sido intensificadas de acordo com relatórios estaduais.

Caso você receba um Termo de Exclusão ou notificação, o prazo para regularização agora, segundo a Lei Complementar nº 216/2025, passou a ser de 90 dias. Isso dá, é verdade, mais tempo para agir. Mas não para protelar.

Resolver cedo é evitar dor de cabeça.

O que fazer ao receber uma notificação de fiscalização

Surgiu uma fiscalização? Veja um roteiro prático para não se perder:

1. Leia com calma a notificação Entenda o motivo exato da fiscalização: receita incompatível, documentação, tributos, operações não permitidas?

2. Reúna rapidamente a documentação solicitada Notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de despesas, contratos, relatórios contábeis. Tudo tem que estar atualizado, registrado e pronto para ser conferido.

3. Converse com sua contabilidade O contador é o melhor aliado nesse momento. Se seu escritório é digital, como a Contsimples, o acesso aos arquivos e informações costuma ser bem mais rápido, facilita muito o atendimento ao Fisco.

4. Corrija possíveis inconsistências imediatamente Encontrou um erro? Ajuste a informação junto à Receita, especialmente se for de valores declarados ou pagamentos. Corrija e protocole as alterações.

5. Comunique-se pelo canal oficial Use o DTE-SN para responder dúvidas, enviar documentos e acompanhar o processo. E-mail, WhatsApp ou contato pelo site não substituem os canais oficiais.

Agir desse jeito diminui riscos tanto de multas quanto de exclusão do regime, e preserva sua imagem fiscal.

Papel do contador na fiscalização

Talvez pareça óbvio, mas... muita gente tenta resolver tudo sozinho e aí se perde nos detalhes. Um contador especialista em Simples Nacional faz diferença, pois conhece o padrão de cruzamentos eletrônicos e já viveu situações parecidas.

Quem usa serviços da Contsimples, por exemplo, encontra todos os documentos da empresa no painel digital e recebe ajuda até para conversar com o fiscal, tanto pelo chat quanto pelo WhatsApp, sem burocracia nem enrolação.

Não tente esconder nada. Transparência é sempre o melhor caminho.

Como se preparar antes que a fiscalização chegue

Ninguém quer ser pego de surpresa. Veja algumas atitudes simples para reduzir a chance de problemas:

• Tenha todas as notas fiscais emitidas e recebidas organizadas mês a mês

• Mantenha um controle financeiro eficiente no dia a dia (apps de gestão são ótimos para isso)

• Confira sempre o limite de faturamento anual do Simples Nacional e fique atento para não estourar esse valor (veja como funciona o enquadramento)

• Faça conciliações mensais entre receitas declaradas e extratos bancários

• Deixe os contratos atualizados (sociais, prestação de serviços, alugueis etc.)

• Reforce na equipe a importância de registrar tudo corretamente

Ah, e não se esqueça de realizar sua Declaração Anual do Simples Nacional sempre no prazo. Isso evita sustos e penalidades. Para entender como preencher, confira este guia sobre a DASN.

Consequências da fiscalização: riscos e penalidades reais

Dependendo do resultado da fiscalização, a empresa pode sofrer:

• Exclusão do Simples Nacional (com cobrança retroativa de impostos devidos em regime normal, com juros e multas), como alerta a Secretaria da Fazenda do Ceará

• Multas por omissão ou fraude nas informações

• Restrições cadastrais junto à Receita Federal e bancos

É possível regularizar tudo. A Receita Federal ampliou recentemente o prazo de regularização para 90 dias (Lei Complementar 216/2025). Quem for notificado entre agosto e dezembro de 2025 tem até o início de janeiro de 2026 para resolver as pendências, seja pagando ou negociando o que deve (detalhes aqui).

Ou seja: não é preciso entrar em pânico, mas também não é prudente esperar até o limite final.

Dicas extras e materiais úteis

Para se aprofundar em temas como limites de faturamento, regras, obrigações e dicas para pagar menos impostos de forma legal, vale conferir:

• Como realizar um bom planejamento tributário

• Guia completo sobre Simples Nacional

• Temas variados sobre microempresa

Tudo fica mais claro quando você se mantém bem informado, e com parceiros que simplificam a rotina. Por isso, a Contsimples segue ao lado do pequeno empreendedor, guiando e desburocratizando até mesmo nos momentos de fiscalização. Se sentir que precisa de ajuda, não hesite em pedir uma avaliação do seu caso.

Conclusão

Apesar do medo comum, a fiscalização ao Simples Nacional em 2025 não precisa virar um pesadelo. Informação e organização fazem toda diferença. Mantenha seus documentos em ordem, controle rigoroso do financeiro e, sempre que necessário, conte com apoio profissional especializado como o da equipe da Contsimples. Afinal, negócios tranquilos crescem mais rápido, sem surpresas desagradáveis. Quer facilidade, atendimento humano e tudo 100% digital ao seu alcance?

Conheça a Contsimples e venha transformar sua experiência com a contabilidade online.

Perguntas frequentes sobre fiscalização no Simples Nacional

O que é fiscalização no Simples Nacional?

Fiscalização no Simples Nacional é o procedimento realizado pela Receita Federal ou órgãos estaduais para verificar se a empresa está cumprindo corretamente as normas, declarando todas as receitas, emitindo documentos fiscais e pagando os tributos do regime. Ela pode ser programada ou motivada por indícios de irregularidades.

Como me preparar para uma fiscalização?

Preparar-se significa manter a organização da documentação (notas fiscais, extratos, contratos), realizar conferências mensais do financeiro, declarar todos os dados corretamente e evitar atrasos nas entregas obrigatórias ao Fisco. Usar sistemas digitais integrados, como oferece a Contsimples, agiliza bastante a resposta em caso de fiscalização.

Quais documentos devo apresentar na fiscalização?

Entre os principais documentos: todos os livros fiscais, notas fiscais de entrada e saída, extratos bancários, comprovantes de pagamentos e despesas, contratos sociais e eventuais alterações contratuais, recibos de pagamento de impostos e relatórios contábeis. O fiscal pode solicitar documentos específicos dependendo do caso.

O que fazer se receber autuação?

Ao receber uma autuação, analise detalhadamente os motivos, converse imediatamente com seu contador e apresente defesa administrativa dentro do prazo legal. Corrija eventuais falhas e, se necessário, regularize os débitos. Caso discorde, é possível recorrer na esfera administrativa. O mais importante é agir rápido e com transparência.

Fiscalização no Simples pode gerar multa?

Sim, a fiscalização pode gerar multas. As penalidades variam conforme o tipo e a gravidade da infração encontrada, podendo incluir valores expressivos e até a exclusão do Simples Nacional. Regularizar o quanto antes reduz ou até evita multas adicionais, principalmente se houver comprovação de boa-fé e colaboração durante o processo.