Quais documentos fiscais devo guardar e por quanto tempo? 2026

Ao longo dos meus anos atuando com contabilidade e rotina fiscal, percebi que poucas dúvidas são tão recorrentes como essa: afinal, quais documentos fiscais devo guardar e por quanto tempo? Apesar de parecer uma pergunta simples, a resposta envolve várias normas, prazos diferentes e, claro, situações inesperadas que podem pegar qualquer empreendedor desprevenido.

Quase todos já ouvimos aquela história do amigo que foi surpreendido por uma fiscalização e, por não ter como provar uma despesa, saiu no prejuízo. Eu já acompanhei algumas situações desse tipo: a diferença entre uma empresa com boa gestão documental e outra que ignora o controle é enorme. E a boa notícia? Com organização e ferramentas adequadas, como a plataforma da Contsimples, esse cenário é perfeitamente possível de ser alcançado.

Por que guardar documentos fiscais?

Muitas vezes, vejo micro e pequenas empresas relaxarem no arquivamento por acharem que só grandes negócios têm risco de fiscalização. Isso não é verdade. Toda empresa, inclusive MEIs e optantes do Simples Nacional, precisa manter seus documentos fiscais arquivados pelo período determinado pela legislação.

Mas qual o motivo dessa obrigação? Principalmente, permitir a comprovação fiscal e contábil das operações em caso de:

• Fiscalização municipal, estadual ou federal;

• Situações jurídicas (ex: processos trabalhistas ou tributários);

• Exigências bancárias para financiamentos ou empréstimos;

• Regularização para participação em licitações públicas.

Não guardar documentos fiscais pode prejudicar a continuidade do seu negócio.

Pela minha experiência, a falta de organização documental pode trazer dores de cabeça bem sérias, com multas e impedimentos legais. Por isso, a questão não é só sobre quanto tempo, mas também como arquivar corretamente.

Quais documentos fiscais devo guardar?

Existem alguns documentos fiscais comuns que praticamente todas as empresas e MEIs precisam guardar ao longo dos anos. Os principais são:

• Notas fiscais de entrada e saída (produtos e serviços);

• Recibos de pagamento e prestação de serviços;

• Livros fiscais e comerciais (mesmo que em formato digital);

• Guias de recolhimento de impostos;

• Comprovantes bancários ligados a operações tributáveis;

• Contratos de prestação de serviços, arrendamento, aluguel, etc.;

• Declarações de imposto de renda (Pessoa Jurídica e Pessoa Física sócia);

• Comprovantes de pagamento de fornecedores e funcionários;

• Notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e, NFC-e), arquivos XML e DANFEs.

Se você quer conhecer mais sobre os tipos de notas fiscais eletrônicas, recomendo este guia prático que preparei.

Vale reforçar: além desses, alguns setores exigem documentação complementar conforme a atividade. Em caso de dúvida, um suporte personalizado da Contsimples pode ajudar a evitar equívocos graves.

Por quanto tempo devo guardar cada documento?

O prazo mais comum para a guarda de documentos fiscais, segundo legislação brasileira, é de cinco anos. Essa regra está presente tanto em regulamentos estaduais quanto orientações municipais e federais. No entanto, há nuances importantes:

• Notas fiscais de produtos e serviços: 5 anos, conforme a Secretaria da Fazenda do Espírito Santo e a Secretaria da Fazenda do Rio Grande do Sul;

• Recibos e contratos relacionados a impostos federais: 5 anos após o fato gerador do tributo, baseando-se no artigo 195 do Código Tributário Nacional;

• Comprovantes de pagamentos de contas e tributos (água, luz, IPTU, IPVA): também 5 anos, conforme orientação do Procon RS;

• Processos judiciais: guardar até o trânsito em julgado (decisão final), ainda que ultrapasse o período padrão, segundo o Regulamento do ICMS;

• Documentos exigidos pelo COAF: mínimo de cinco anos, conforme Lei 9.613/98;

Quem atua em prestação de serviços em municípios como Vitória, por exemplo, deve manter livros, notas fiscais, contratos e todos documentos fiscais pelo período de cinco anos, até mesmo após o encerramento das atividades, de acordo com a Prefeitura de Vitória.

Cinco anos é o prazo que pode salvar seu bolso de sustos desnecessários.

Já atendi clientes que jogaram fora caixa de documentos com três ou quatro anos por acharem que "ninguém mais vai cobrar". Infelizmente, uma fiscalização pode bater à porta até o limite do prazo decadencial, e sem as provas em mãos, é o contribuinte quem arca com a conta.

Como organizar e armazenar seus documentos?

Manter os arquivos organizados, legíveis e acessíveis evita perdas, extravios e facilita muito o dia a dia. Recomendo um processo simples, que aplico na minha rotina e sugiro aos clientes da Contsimples:

• Categorize: separe documentos por tipo (entradas, saídas, impostos, contratos);

• Digitalize: versões digitais valem como originais, principalmente para NF-e, NFS-e e recibos eletrônicos;

• Armazene em nuvem e também localmente, com backups periódicos;

• Mantenha controle de acesso e versões;

• Anexe comprovantes bancários sempre vinculados às notas.

Veja um passo a passo detalhado para organizar seus documentos fiscais sem dor de cabeça. É possível conciliar praticidade e segurança, principalmente usando plataformas digitais como a da Contsimples, que oferece integração de documentos, envio, emissão de notas, tudo em um único lugar - ótimo para ganhar tranquilidade e tempo.

Dicas para não errar e evitar multas

Durante minhas consultorias, sempre reforço algumas dicas para garantir um controle seguro dos documentos fiscais:

• Agende revisões periódicas dos arquivos (ao menos anualmente);

• Nunca descarte comprovantes antes do prazo mínimo;

• Guarde registros de e-mails de envio e recebimento de documentos eletrônicos;

• Tenha, se possível, duas formas de armazenamento (local e nuvem);

• Mantenha pastas acessíveis para cada exercício fiscal.

E para entender o contexto das alterações mais recentes em obrigações fiscais, é sempre bom atualizar-se. Sugiro consultar artigos do blog da Contsimples sobre as principais mudanças na nota fiscal e também sobre a emissão de nota fiscal, onde detalho regras atualizadas para cada porte de empresa.

Bons hábitos de controle documental não só evitam passivos tributários, como também ajudam a construir credibilidade e segurança para sua empresa crescer.

Conclusão

Arquivar corretamente os documentos fiscais é uma proteção para o presente e para o futuro do seu negócio. Documentos fiscais precisam ser guardados por, pelo menos, cinco anos na maioria dos casos, mas esse tempo pode se estender se houver processos pendentes.

Eu vejo, cada vez mais, a diferença que uma organização documental faz na vida das pequenas empresas. Na Contsimples, nosso objetivo é simplificar essa etapa e dar segurança para que você se concentre apenas em crescer.

Quer tranquilidade para nunca mais se preocupar com prazos e multas? Conheça a plataforma da Contsimples, veja nossos planos e descubra como nossa equipe pode te ajudar a manter a contabilidade organizada, de onde estiver.

Perguntas frequentes sobre documentos fiscais

Quais documentos fiscais preciso guardar?

De acordo com as regras fiscais e minha experiência, você deve guardar notas fiscais de entrada e saída, recibos de prestação de serviço, contratos comerciais, comprovantes de pagamento de impostos, livros fiscais, arquivos digitais de NF-e/NFS-e/NFC-e (XML e DANFE), e extratos bancários relacionados à movimentação da empresa. Cada categoria serve para comprovação em fiscalizações ou auditorias públicas ou privadas.

Por quanto tempo devo guardar notas fiscais?

O prazo mínimo de guarda de notas fiscais geralmente é de cinco anos após a data da operação ou do fato gerador do tributo. Isso vale tanto para notas eletrônicas quanto impressas. Em situações de processos fiscais ou judiciais, é necessário manter os documentos até a decisão definitiva.

Preciso guardar recibos digitais ou impressos?

Sim, é importante manter ambos os formatos, pois os recibos digitais têm validade legal, mas os impressos ainda são exigidos em alguns contextos específicos, principalmente no contato com órgãos públicos ou bancos. Vale digitalizar tudo para facilitar a organização e garantir segurança extra contra perdas físicas.

Onde armazenar documentos fiscais com segurança?

Eu sempre recomendo usar serviços de armazenamento digital confiáveis, como nuvem com backup automático e controle de acesso, além de manter cópias físicas bem organizadas e longe de riscos (umidade, fogo, extravio). Plataformas como a da Contsimples reúnem essas soluções de modo prático e seguro.

O que acontece se eu perder um documento fiscal?

Infelizmente, a perda pode gerar autuações, multas e dificuldade em defesas judiciais. Se houver fiscalização e você não apresentar o documento, a responsabilidade é do contribuinte. O melhor caminho é solicitar a segunda via ao emissor (nos casos possíveis) e investir sempre em duplicidade de arquivos (físico e digital) para não correr riscos.